نرم‌افزار مدیریت باشگاه، ابزاری است که به مدیران و کارکنان باشگاههای ورزشی کمک می‌کند تا فعالیتهای مختلف را به‌صورت موثر و کارآمد سازماندهی کنند. این نرم‌افزارها معمولاً شامل مجموعه‌ای از ویژگیها و عملکردها هستند که می‌توانند به شما در مدیریت مجموعه ورزشی شما کمک کند. برای این که در این مورد اطلاعات کافی داشته باشید در این بخش به بررسی پارامترهای مهم در این مورد خواهیم پرداخت.
یکی از تجهیزات ضروری برای مدیریت مجموعه ورزشی، تامین امنیت و نظم حداکثری باشگاه ورزشی استفاده از نرم افزار مدیریت باشگاه ورزشی می‌باشد و شما می‌توانید در سالن‌های ورزشی در هر سطح و اندازه‌ای که باشد بتوانید به صورت کاملا شخصی‌سازی شده مجموعه ورزشی خود را از دیگر محیط‌های ورزشی جدا کنید و خدمات بهتری را به مشتریان خود ارائه دهید.
از قابلیت‌های در نظر گرفته شده برای سیستم‌های مدیریت باشگاه می‌توان به مدیریت اعضا، زمان بندی و برنامههای مربیان، بازاریابی و تبلیغات، پردازش پرداخت، دسترسی اعضا، گزارش‌دهی به مدیران و... اشاره کرد. این نرم افزارها جزئی از اتوماسیون باشگاه ورزشی به شمار می‌روند.
چرا هر باشگاه ورزشی نیاز به نرم‌افزار مدرن باشگاهی دارد؟
در پاسخ به این سوال باید بگوییم که استفاده از نرم‌افزار مدیریت باشگاه ورزشی می‌تواند به دلایلی که در ادامه به آن ها اشاره می‌کنیم از اهمیت برخوردار باشد.
- مدیریت بهتر اعضا باشگاه: انتخاب این نرم‌افزارها به شما کمک می‌کند تا مدیران و کارکنان باشگاه بتوانند اطلاعات مربوط به اعضا خود را به طور موثر ثبت، مدیریت و پیگیری کنند. (اطلاعات مربوطه می‌تواند شامل جزئیات شخصی، اطلاعات حضور و غیاب، وضعیت پرداخت حق عضویت و... باشد.)
- گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل: نرم‌افزار مدیریت باشگاه می‌توانند گزارش‌گیری اختصاصی ارائه دهند و مدیران باشگاه از این طریق بتوانند عملکرد باشگاه، تعداد اعضا، درآمد، و... را تجزیه و تحلیل کنند.
- ارتباطات بهتر با اعضا: پورتال اعضا و امکانات ارتباطی اعم از ارسال پیام و اطلاعیه‌ها به اعضا، ارتباطات را بهبود می‌بخشد.
- سیستم حضور و غیاب: با توجه به این که امکان ثبت حضور و غیاب اعضا در کلاسها و سانس‌ها از طریق نرم‌افزار انجام می‌شود کمک می‌کند تا میزان دقت در کنترل مجموعه‌های ورزشی بهتر انجام شود.
- برنامهریزی و مدیریت کلاسها: می توانید برنامههای کلاسها، سانس‌ها و فعالیتهای ورزشی را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید.
- مدیریت مالی و پرداخت‌ها: به کارگیری این نرم‌افزارها به مدیران این امکان را فراهم می‌کند تا بتوانند پرداخت‌های اعضا، مدیریت حساب وضعیت مالی باشگاه را دقیق‌تر انجام دهند.
چه نوع باشگاه‌هایی امکان استفاده از نرم‌افزار مدیریت باشگاه را دارند؟
باشگاه هایی که امکان استفاده از نرم‌افزار مناسب برای مدیریت باشگاهی را دارند به شرح زیر می‌باشند.
- باشگاههای ورزشی چند منظوره: کمک به مدیریت فعالیتهای مختلف ورزشی (شنا، یوگا، ایروبیک و…)
- باشگاههای بدنسازی: کمک به مدیریت ثبت نام اعضا، برنامههای تمرینی، پرداخت‌ها
- باشگاههای ورزشی تخصصی: کمک به مدیریت باشگاههای بوکس، باشگاههای رزمی
- مراکز ورزشی دانشگاهی: کمک به مدیریت ثبت نام دانشجویان، برنامههای ورزشی و…
- مجموعه های ورزشی: کمک به مدیریت کل مجموعه از جمله استخر، سالن ورزشی، سونا و…
مزایای نرم افزار باشگاه ورزشی
نرم‌افزارهای باشگاه ورزشی مزایای متعددی دارند که می‌توانند به بهبود عملکرد باشگاه و تجربه اعضای آن کمک کنند. در ادامه به برخی از این مزایا اشاره می‌کنیم:
- مدیریت ثبت‌نام و عضویت: نرم‌افزارهای باشگاه معمولاً امکان ثبت‌نام آنلاین را برای اعضا فراهم می‌کنند که باعث صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطاهای ثبت‌نام می‌شود.
- برنامهریزی و مدیریت کلاسها: این نرم‌افزارها به باشگاه‌ها کمک می‌کنند تا کلاسها و رویدادها را به راحتی برنامهریزی و مدیریت کنید، به طوری که اعضا بتوانند به راحتی در کلاسها شرکت کنند.
- پرداخت‌های آنلاین: امکان پرداخت آنلاین و مدیریت اشتراک‌ها باعث سهولت در پرداخت هزینه‌ها برای اعضا می‌شود و در عین حال مدیریت مالی باشگاه را ساده‌تر می‌کند.
- پیگیری پیشرفت: اعضا باشگاه می‌توانند به راحتی پیشرفت خود را پیگیری کنند، با مشاهده برنامههای تمرینی و نتایج ورزش‌هایشان حس رضایت بیشتری پیدا کنند.
- ارتباط با اعضا: نرم‌افزارهای باشگاه ورزشی معمولاً امکان ارسال اعلان‌ها و پیام‌ها به اعضا را دارند که می‌تواند به اطلاع‌رسانی در مورد رویدادها، تغییرات زمانبندی و پیشنهادات ویژه کمک کند.
- گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها: مدیران باشگاه می‌توانند به کمک نرم‌افزارها به تحلیل داده‌ها بپردازند و تصمیمات بهتری در خصوص بهبود خدمات و جذب اعضای جدید اتخاذ کنند.
- نظارت بر استفاده از امکانات: امکان پیگیری زمان استفاده از تجهیزات و امکانات باشگاه به مدیریت بهینه‌تر فضا کمک می‌کند.
- گیت‌های کنترل تردد: با توجه به این که این نرم افزار قابلیت اتصال به گیت‌های مکانیکی و دستگاه های تردد جهت کنترل ورود و خروج ورزشکاران را دارد به مدیریت بهتر و کنترل ورود و خروج اعضای باشگاه کمک می کند.
- پرداخت آنلاین و امن: از طریق انتخاب خدمات پرداخت آنلاین، می توانید به راحتی تراکنش های مالی خود را انجام دهید.
امکانات در نظر گرفته شده برای سیستم مدیریت باشگاههای ورزشی شامل چه مواردی می‌باشد؟
- امکان تعریف سازمان و واحدهای سازمانی برای گروه بندی اعضا
- امکان تعریف قسمت‌های مختلف برای ارائه خدمات
- امکان فعال کردن زمان‌دهی خودکار به ثبت نام‌های گذشته در صورت ثبت نام مجدد
- تنظیم سندهای مالی باکدینگ دلخواه حسابداری برای صدور اتوماتیک سند حسابداری
- تعریف کمدهای فعال و غیرفعال
- امکان تعریف پنل پیمانکاران برای مشاهده کارکرد روزانه و گزارش‌های متنوع فروش
- امکان رتبه بندی مشتریان براساس باشگاه مشتریان برای مدیریت مشتریان
- تعریف کالا و خدمات و گروه بندی آن و مشخص کردن لیست قیمت
- امکان تعریف عضویت جلسه‌ای و شارژی که کیف پول شما محسوب می‌شود.
- امکان تعریف خدمات جلسه‌ای با امکان برقراری شروط
- امکان تعریف کیف پول به مبلغ دلخواه با امکان اعمال مبلغ ورود
- امکان تعریف و صدور کارت تک جلسه‌ای با امکان اعمال شروط خاص
- امکان تعریف و صدور کارت هدیه با امکان تایپ متن دلخواه
- فاکتورهای فروش و خدمات با کاربری آسان جهت بوفه و دیگر واحدها
- امکان تعریف قابلیت تنظیم قرارداد با امکان اعمال شروط مختلف در نحوه قرارداد
- امکان تعریف گزارش کالای‌های پرفروش و کم فروش با فیلتر تاریخ برای بوفه و دیگر واحدها
- گزارش پذیرش روزانه به تفکیک اعضا
- گزارش کارکرد پیمانکاران با فیلتر نام پیمانکار-تاریخ و نوع خدمت و...
- گزارش عملکرد روزانه جهت کنترل فروش و نحوه تسویه آن
چگونه بهترین نرم‌افزارهای مدیریت باشگاه را انتخاب کنیم؟
توجه به پارامترهایی که در این بخش به آن‌ها اشاره می‌کنیم به شما کمک می‌کند بهترین انتخاب را برای خرید داشته باشید.
ویژگیها و قابلیت ها
- مدیریت اعضا: نرم افزار انتخابی باید امکان ثبت نام آنلاین، مدیریت پروفایل کاربران، مدیریت شهریه، تاریخچه پرداخت‌ها و… را برای شما فراهم کند؟
- مدیریت تجهیزات: نرم افزار انتخابی باید امکان ثبت و نگهداری اطلاعات تجهیزات باشگاه و برنامهریزی تعمیرات را برای شما فراهم کند.
- بازاریابی: بررسی کنید که آیا نرم‌افزار انتخابی ابزارهای بازاریابی (ارسال پیامک، ایمیل و...) را دارد یا خیر؟
- برنامه ریزی کلاسها: بررسی کنید که آیا نرم‌افزار باشگاهی امکان ایجاد برنامه های تمرینی متنوع، رزرو کلاس ها توسط اعضا و مدیریت ظرفیت کلاس ها را دارد؟
- مدیریت مالی: آیا نرم‌افزار انتخابی باید امکان صدور صورتحساب، مدیریت پرداخت‌ها، گزارش گیری مالی و… را داشته باشد یا خیر؟
سهولت استفاده
- رابط کاربری: بررسی کنید که آیا رابط کاربری نرم‌افزار ساده و کاربرپسند است یا خیر؟
- آموزش: بررسی کنید که آیا آموزش‌های لازم برای استفاده از نرم‌افزار به صورت آنلاین یا حضوری ارائه می‌شود یا خیر؟
انعطاف پذیری
- شخصی سازی: نرم افزار مدیریت باشگاهی امکان شخصی سازی و تطبیق با نیازهای خاص باشگاه شما را دارد یا خیر؟
- توسعه پذیری: امکان افزودن ماژول‌های جدید و توسعه در آینده برای نرم‌افزار وجود دارد یا خیر؟
قیمت
- هزینه اولیه: برآورد هزینه‌های خرید و یا اجاره اتوماسیون چقدر است؟
- هزینه های جانبی: بررسی کنید که آیا هزینه‌های دیگری مانند هزینه پشتیبانی، هزینه آموزش و… وجود دارد یا خیر؟
پشتیبانی
- پشتیبانی فنی: امکان ارائه خدمات پشتیبانی فنی توسط شرکت‌های ارائه دهنده در نظر گرفته شده است یا خیر؟
- بروزرسانی ها: آیا نرم‌افزار به طور مرتب بروزرسانی می‌شود و از نظر امنیتی به روز برخوردار است؟
تجهیزات مورد نیاز برای نرم‌افزار باشگاهی
جهت پیاده سازی کامل سیستم نرم‌افزار باشگاهی، به تجهیزاتی که در ادامه معرفی می‌کنیم نیاز خواهید داشت.
- قفل‌‌های الکترونیکی کمد: قفل کمد باشگاهی در نظر گرفته شده متصل به سیستم نرم‌افزاری و سخت‌افزاری هستند و این مورد اجازه را به اعضای باشگاه می‌دهد تا با استفاده از کارت یا کد یا اثر انگشت، کمد خود را باز کنند.
- گیت ورود و خروج: در نظر گرفتن گیت باشگاهی جهت کنترل ورود و خروج ورزشکاران به داخل سالن ورزشی ضروری است تا از ورود افراد غیر مجاز جلوگیری شود.
- دستگاه های کنترل تردد و حضور غیاب: این دستگاه‌ها از دستگاه کارتی، اثر انگشت و یا تشخیص چهره تشکیل شده است و با استفاده از این دستگاه‌ها، اعضای باشگاه می‌توانند با کارت یا مشخصات بیومتریک خود وارد باشگاه شوند.
- دستگاه پرداخت: جهت دریافت شهریه و فروش محصولات جانبی نیاز به دستگاه‌های پرداخت الکترونیکی خواهید داشت. این دستگاه‌ها می‌توانند کارت‌های بانکی، کارت‌های اعتباری و یا پول نقد را قبول کنند.
- لپ تاپ و یا کامپیوتر: جهت استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون باشگاهی، به یک لپ تاپ یا کامپیوتر نیاز است که به نرم افزار دسترسی داشته باشد.
بهترین نرم‌افزارهای مدیریت باشگاهی جهت سازماندهی و کارایی کدامند؟
در این قسمت به معرفی بهترین نرم‌افزار مدیریت باشگاهی می‌پردازیم تا بتوانید با توجه به بودجه‌ای که برای خرید در نظر گرفته اید بهترین انتخاب را داشته باشید.
نرم‌افزار باشگاه ورزشی آنتوس
نرم‌افزار باشگاه ورزشی آنتوس به عنوان یکی از بهترین مدل‌های موجود در بازار محسوب می‌شود که می‌تواند در زمینه مدیریت باشگاه به شما کمک کند. برخی از امکانات در نظر گرفته شده برای این نرم‌افزار به شرح زیر است:
- امکان ثبت اطلاعیه و ارسال برای تمامی اعضا باشگاه
- امکان ثبت دوره‌های ورزشی و مدیریت شهریه هر یک از اعضا
- امکان ثبت هزینه‌ها و ارائه گزارش از هزینه‌های پرداختی هر یک از اعضا
- قابلیت در نظر گرفتن پنل پیامک
- امکان دسترسی به مربی آنلاین
- امکان ثبت و تعریف مشخصات مربیان
- امکان ارائه برنامه تمرینی و تغذیه آنلاین
نرم‌افزار باشگاه ورزشی ورزش سافت
نرم‌افزار باشگاه ورزشی ورزش سافت از کاربردی‌ترین مدل‌های موجود در بازار محسوب می‌شود که می‌تواند امکانات فراوانی را در اختیار مشتریان خود قرار دهد. این نرم‌افزار معمولاً شامل ویژگی‌هایی مانند ثبت نام اعضا، مدیریت برنامههای تمرینی، پیگیری پرداخت‌ها و مدیریت زمانبندی کلاسها می‌باشد.
از مزایای آن می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- مدیریت اعضا: قابلیت ثبت و مدیریت اطلاعات اعضا (جزئیات تماس، تاریخ عضویت و وضعیت پرداخت)
- برنامهریزی کلاسها: توانایی برنامهریزی و تنظیم کلاس‌های ورزشی، نمایش زمانبندی و دسترسی اعضا به کلاسها
- پیگیری پرداخت‌ها: امکان مدیریت پرداخت‌های اعضا، ارسال یادآوری‌ها و گزارش‌گیری از وضعیت مالی
- گزارش‌گیری: ارائه گزارشات مختلف مرتبط با عملکرد باشگاه، درآمدها و هزینه‌ها
نرم‌افزار باشگاه ورزشی نوین
امکان استفاده از نرم‌افزار باشگاه ورزشی نوین برای همه رشته‌های ورزشی وجود دارد و مدیران باشگاه از این طریق می‌توانند اطلاعات کاملی در مورد ثبت نامی‌ها و حتی فعالیتهای باشگاه را داشته باشند. از امکانات در نظر گرفته شده برای این نرم‌افزار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
- قابلیت پیش ثبت نام هر یک از ورزشکاران
- امکان استفاده چند کاربره و تعیین دسترسی برای هر یک از اعضای باشگاه
- امکان ارسال پیامک‌‌های اطلاع رسانی برای هر یک از اعضای باشگاه ورزشی
- امکان تهیه گزارش از دوره‌های مختلف ورزشی
- قابل اجرا بر روی هر نسخه از ویندوز و سازگار با هر نوع پرینتر
- محیط کاربری قابل فهم و قابلیت آموزش سریع و راحت‌تر
نرم‌افزار باشگاه ورزشی راما
نرم‌افزار باشگاه ورزشی راما امکان مدیریت اطلاعات مختلف اعم از ثبت اطلاعات حسابداری و مدیریت مالی، ثبت ساعات کاری و محاسبه حقوق کارگران، نگهداری اطلاعات مربوط به موجودی انبار را برای شما فراهم می‌کند و شما می‌توانید از این طریق کنترل بیشتری روی اطلاعات داشته باشید و با مدیریت اطلاعات با استفاده از نرم‌افزارها احتمال خطا را به کمترین میزان برسانید.
این نرم‌افزار می‌توانید اطلاعات کاملی را که شما موارد زیر هستند در اختیار شما قرار دهند.
- اطلاعات پایه
- تجهیزات سیستم
- کاربران
- گزارشات
- عملیات پایه
- بوفه
- فروشگاه مکمل
نرم‌افزار باشگاه ورزشی دیجیتال تاور
نرم‌افزار باشگاه ورزشی دیجیتال تاور قابلیت ها و امکانات زیادی را برای ارائه و مدیریت بهتر در نظر گرفته است. با توجه به این که امکان نصب بر روی تمام نسخه‌های اندرویدی را دارند می‌تواند امکان اتصال مستقیم با دستگاه کارتخوان، امکان کد نویسی برنامه تغذیه و برنامه تمرینی، امکان زمانبندی کلاسها و سانس‌های مختلف، امکان نظارت بر ورود و خروج مشتریان، امکان نظارت بر شهریه‌‌های پرداختی توسط مشتریان و... را برای باشگاههای ورزشی در نظر بگیرد.
معایب استفاده از نرم افزار باشگاهی
- به روزرسانی‌های تکراری غیرضروری: در برخی از موارد ممکن است نرم‌افزار باشگاهی به بروزرسانی هایی نیاز دارد که بتواند باگ‌ها را از بین ببرد. ولی گاهی اوقات هم ممکن است نرم‌افزار بدون هیچ دلیلی به روزرسانی شود و این مورد باعث ایجاد اختلال خواهد شد و برای برطرف شدن مشکل زمان زیادی لازم باشد.
- استفاده از داشبورد غیر کاربرپسند: بیشتر افراد به دنبال باشگاهی هستند که از نرم‌افزارهای کاربردی و قابل مفهوم استفاده کنند به همین خاطر از انتخاب نرم‌افزارهایی که کاربر پسند نیستند خودداری کنید.
- عدم دریافت ویژگی‌های لازم: عدم دریافت به روزرسانی‌های زیاد به این معنی نخواهد بود که نرم‌افزار شما نیازی به بروزرسانی ندارد. در برخی از موارد نرم‌افزار باشگاهی برای افزودن ویژگی‌های لازم و جدید نیاز به آپدیت خواهند داشت.
- دقت: گاهی اوقات ممکن است نرم افزارهای باشگاهی گزارش‌های غیر دقیقی ارائه دهند و شما را با دردسر روبرو کنند.